De Ultieme HackathonFactory Checklist
Organiseer je binnenkort een hackathon? Wij helpen je als marktleider graag bij de organisatie. We kunnen alles voor je uit handen nemen, of onze hackathon-experts komen twee dagen langs op kantoor om jou en je collega's goed voor te bereiden op wat komen gaat. Hoe dan ook bieden we je graag deze gratis HackathonFactory checklist aan, zodat je de belangrijkste zaken niet vergeet voor het fantastische evenement dat komen gaat!
Om mee te beginnen:
- Doel van de hackathon, thema
- Uitdaging(en) waar hackathon-deelnemers mee aan de slag gaan
- Welke uitkomst hoop je op?
- Wat hebben deelnemers nodig om de gewenste uitkomst te bereiken? (denk bijvoorbeeld aan data, API's, etc.)
- Doelgroep deelnemers
- Sponsoren
- Naam voor de hackathon
- Datum/tijd
- Locatie
- Deelname-regels
- Jury + jureringscriteria
- Kosten voor deelname of een gratis hackathon?
- Budget
Input
- Aanmeldmogelijkheid voor deelnemers
- Aanmeldmogelijkheid voor cases/sponsoren
- Aanmeldmogelijkheid voor toeschouwers
Locatie
- Ruimte voor teamwerk
- Ruimte voor presentaties
- Ruimte voor eten/drinken
- Catering
- Activiteiten
- Decoratie
- EHBO/Beveiliging
- Openbaar Vervoer/Parkeerplaatsen
- Slaapplekken?
- Sanitaire voorzieningen
- WiFi (snel genoeg en voldoende capaciteit)
- Laptops, telefoons, laders
- Voldoende stroomaansluitingen
- Voldoende stroomkabels/verlengsnoeren
- Prullenbakken
- Speakers
- Muziek(!)
- Microfoons
- Koptelefoons
- Projector en/of grote schermen
- Whiteboards + benodigdheden
- Tafels + Stoelen
- Podium
- Presentjes voor sprekers
- Prijs/cheque
Marketing
- Logo
- Website
- Online Reclamemateriaal
- Fysieke banners
- Mailinglist + nieuwsbrief (natuurlijk AVG-compliant)
- Persbericht
- Voorgeschreven e-mails
- Facebook Groep/Evenementpagina
- Sponsor Logo's
- Mobiele App
- Twitter en Instagram account
- Een hashtag die aanwezigen kunnen gebruiken
- Promotiefoto's en promotievideo
- Advertenties (Google, Facebook, Twitter)
- Enquete voor en na het evenement
- Shirts voor deelnemers
Vooraf moeten (virtuele) meetings plaatsvinden met:
- Projectleider(s)
- Juryleden
- Vrijwilligers
- Sponsoren (vergeet niet een etentje achteraf!)
- Mentoren
- Sprekers
Verder:
- Draaiboeken (en backup-plannen voor de belangrijkste onderdelen)
- Sponsoren (zelfs als het een hackathon is van een commercieel bedrijf kun je op zoek gaan naar sponsoren!)
- Juryleden
- Mentoren
- Onderwerp-experts
- Sprekers
- Fotograaf + video-ploeg
- Blogger en iemand die updates plaatst op de social media kanalen
- Organisatie-vrijwilligers
PS. Er zijn altijd deelnemers die het vanwege de spanning behoefte hebben aan deodorant en/of een tandenborstel en tandpasta. Altijd fijn om dat ook in huis te halen!
